Tiêu chuẩn 5S của Toyota nằm trong số những hệ thống quản lý chất lượng nhất của người Nhật, được áp dụng trong toàn bộ các nhà máy của hãng Toyota. Hệ thống này gồm những nguyên tắc giúp hình thành và duy trì một không gian làm việc sạch sẽ – gọn gàng – ngăn nắp.
Không chỉ dừng lại ở không gian làm việc, tiêu chuẩn 5S này còn xây dựng một thói quen làm việc chuyên nghiệp. Hai yếu tố không gian và phong cách làm việc chuyên nghiệp được các lãnh đạo của Toyota xem đó là nền tảng cơ bản để gia tăng hiệu suất làm việc, đồng thời hạn chế tối đa tình trạng tai nạn lao động có thể xảy ra.
Bài viết sau đây, các bạn hãy cùng trung tâm huấn luyện VATC tìm hiểu về 5S của Toyota là gì, để từ đó có thể hiểu được phần nào phong cách làm việc của người Nhật!
Phương pháp quản lý theo tiêu chuẩn 5S của Toyota
5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản, dần dần mở rộng sự ảnh hưởng sang nhiều nước khác. Ở Việt Nam, 5S lần đầu được áp dụng vào năm 1993 ở 1 công ty Vyniko đến từ Nhật Bản.
Ở Toyota, với mục tiêu ban đầu đề ra nhằm tìm ra câu trả lời cho câu hỏi “Làm như thế nào để đảm bảo chất lượng của sửa chữa ô tô?”, tiêu chuẩn 5S của Toyota đã ra đời và được ứng dụng nhằm tạo ra một môi truờng làm việc thuận tiện và nhanh chóng với 2 tiêu chí cơ bản:
- Giữ cho nơi làm việc của bạn sạch và ngăn nắp.
- Thay vì cố gắng dọn dẹp nơi làm việc, trước tiên hãy cố gắng không làm bẩn nó.
Không chỉ dừng lại ở không gian làm việc, duy trì nguyên tắc 5S của Toyota đã giúp nhân viên của hãng xây dựng được thói quen làm việc một cách có nguyên tắc. Hai yếu tố không gian trật tự và làm việc theo nguyên tắc được các lãnh đạo của Toyota coi là nền tảng căn bản để tăng hiệu suất lao động đồng thời giảm thiểu đến mức thấp nhất các tai nạn lao động.
Xem thêm: Khóa học về chẩn đoán ô tô đời mới
Tiêu chuẩn 5S của Toyota là gì?
5S của Toyota là một trong những tiêu chuẩn khép kín có độ chỉnh chu cao nhất, thành công và được áp dụng từ rất lâu trên nhiều lĩnh vực. Với triết lý này, hãng Toyota nói riêng và người nhật nói chung đã trở nên rất chuyên nghiệp và bài bản.
Tiêu chuẩn 5S của Toyota bao gồm: Cách sắp xếp – Sự trật tự – Làm sạch – Sạch sẽ – Đào tạo, cụ thể như sau:
Seiri – Sắp xếp (整理): Phân loại và loại bỏ những thứ không cần thiết
Bước đầu tiên trong tiêu chuẩn 5S của Toyota đó chính là phân loại và loại bỏ những đồ vật trong phạm vi làm việc. Sự phân loại này dựa trên sự cần thiết của các vật dụng trong công việc hàng ngày.
Đem đi tái chế (hoặc loại bỏ) tất cả những vật dụng không sử dụng dù là đồ vật nhỏ nhất, sẽ giúp cho không gian làm việc trở nên thoáng đãng, qua đó gia tăng tính hiệu quả cho bước kế tiếp.
Seiton – Trật tự (整頓): Để các vật dụng ở đúng vị trí ban đầu
Ông chủ của hãng Toyota – Sakichi Toyoda rất tâm đắc với câu nói nổi tiếng của nhà báo Scotland Samuel Smile: “Đồ vật nào cũng có vị trí của riêng nó”. Đây cũng chính là tinh thân của bước thứ hai trong tiêu chuẩn 5S.
Những vật dụng luôn được sắp xếp theo một trật tự nhất định và tất cả những thành viên trong nhóm làm việc phải hiểu rõ và nắm bắt được trật tự đó.
Một điểm quan trọng khác là, tất cả các vật dụng lao động sẽ được sắp xếp một cách công khai ở những khu làm việc. Điều này thuộc về nguyên tắc quản lý bằng nhận thức thị giác (visual management). Nó sẽ giúp những người làm việc tại khu vực đó có thể dễ dàng nhận biết để mỗi khi cần thiết có thể lấy và sử dụng. Sau đó cần phải trả lại vị trí vốn thuộc về của vật dụng đó.
Seiso – Làm sạch (清掃): Sạch bóng là bước cơ bản để tạo nên sự thành công
Ở bước thứ ba trong tiêu chuẩn 5S của Toyota là các nhân viên của hãng cần phải đảm bảo rằng mỗi vật dụng trong khi làm việc nói riêng và toàn bộ khu vực lao động mà họ phụ trách luôn được lau chùi sạch sẽ. Sự sạch sẽ sẽ giúp bạn phát hiện ra vấn đề một cách nhanh chóng nhất. Và quan trọng nhất trong bước thứ 3 này đó là hình thành một thói quen tốt là dọn dẹp định kỳ.
Seiketsu – Sạch sẽ (清潔): Đặt nguyên tắc
Trong bước này, một hệ thống các biển báo sẽ được triển khai để tất cả các nhân viên đều có thể nắm bắt được trật tự của nơi mà mình làm việc. Bên cạnh đó, các nguyên tắc cũng được đặt ra nhằm duy trì sự trật tự đã được hình thành ở bước thứ 2.
Những thành viên mới gia nhập khu làm việc cũng sẽ được chỉ dạy cẩn thận để nhanh chóng tiếp thu và hành xử theo đúng những quy định về việc gìn giữ không gian làm việc của nhóm.
Quan trọng nhất trong bước thứ 4 này là hình thành nên thói quen áp dụng tiêu chuẩn 5S của Toyota trong công việc hàng ngày.
Shitsuke – Đào tạo (躾): Duy trì và thực hiện tốt hơn
Đây là yếu tố cốt lõi trong hệ thống 5S của Toyota, nó là bước cuối cùng những không bao giờ kết thúc. Bởi hiểu theo nghĩa khác thì Shitsuke chính là động lực để duy trì quá trình vận hành ổn định của tiêu chuẩn 5S. Đây cũng là bước thể hiện rõ nhất về tinh thần kỷ luật cá nhân của mỗi người Nhật.
Ở bước cuối này, các quản lý sẽ giúp nhân viên của mình hiểu rõ về giá trị của từng nguyên tắc 5S thông qua những buổi trao đổi riêng cho chủ đề này. Qua trao đổi, mỗi nhân viên có thể nhìn nhận ra động lựa nhằm thúc đẩy bản thân tuân thủ và duy trì việc giữ gìn trật tự tại nơi làm việc một cách liên tục. Từ đó hình thành nên một phong cách làm việc nề nếp và có tinh thần trách nhiệm cao.
Hệ thống quy tắc tiêu chuẩn 5S của Toyota này được xem là tài sản cốt lõi để tạo dựng nên sự thành công cho hãng Toyota. Qua đó giúp hệ luôn tự tin về chất lượng của những sản phẩm do mình tạo ra.
Hy vọng với tiêu chuẩn 5S của Toyota mà VATC chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn hiểu hơn và áp dụng hiệu quả vào mô hình làm việc của mình. Nếu cần thêm thông tin hoặc tìm hiểu về các khóa học ngành ô tô thì vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây để được tư vấn nhé!
Trung Tâm Huấn Luyện Kỹ Thuật Ô Tô Việt Nam – VATC
- Địa chỉ: Số 4-6, Đường số 4, Phường Hiệp Bình Phước, Thành Phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 0945711717
- Email: info@oto.edu.vn
